Outlook partagé

De nos jours le partage et l'accès à l'information sont très importants. Vous disposez d'outils performants (logiciels, ordinateurs, téléphones portable...) mais sans une préconfiguration vous vous en servez peu. Que vous soyez artisan, petite ou grande entreprise le partage de calendriers, contacts, tâches, notes et emails peuvent vous apporter une plus grande productivité et un gain de temps asssez importants.

Le service Outlook partagé vous permet d'accéder à vos mails, votre agenda, vos contacts, vos tâches et vos notes et ceux de vos collaborateurs depuis n'importe quel ordinateur et n'importe quel téléphone portable (Iphone, Windows Mobile, Blackberry, certains Nokia ... les fonctionnalités peuvent changer en fonction des modèles).

Imaginez comment pourrait-être votre journée

Le matin avant de partir de chez vous directement sur votre téléphone portable compatible :

Vous visionnez vos rendez-vous de la journée.
Vous vérifiez qu'il n'y a pas d'incohérence au niveau du temps imparti pour chaque rendez-vous en fonction de leur proximité.
Vous apportez des notes pour chaque rendez-vous.
Vous énumérez la liste des documents qu'il vous faut.

A votre bureau sur n'importe quel ordinateur sur le logiciel Outlook 2003, 2007 ou 2010:

Votre secrétaire consulte vos notes.
Elle imprime les documents listés.
Vos collaborateurs au même moment vous envoie un mail pour vous avertir qu'un client est insatisfait des dernières prestations.

Vous arrivez au bureau :

Vous récupérez les dossiers que votre secrétaire vous a préparé.
Vous appelez à partir de votre liste de contacts partagés le client insatisfait.
Vous partez avec votre planning dans votre téléphone.

Avant chaque rendez-vous :

Vous consultez l'adresse du client potentiel et le motif du rendez-vous sur votre téléphone.
Vous lisez les dernieres notes de vos collaborateurs en relation avec ce rendez-vous.

A la fin de chaque rendez-vous :

Vous définissez les prochains rendez-vous directement chez le client avec votre téléphone.
Vous apportez des notes pour chaque rendez-vous.

Pendant la journée au bureau

Vos collaborateurs établissent des rendez-vous sur votre agenda.
Ils consultent les notes que vous avez rajoutées pour vos rendez-vous et préparent les projets.

Votre secrétaire intercalle le rendez-vous urgent d'un client à proximité de là ou vous êtes.
Elle crée le contact dans la liste partagée.

Pendant vos déplacements :

Vous êtes averti du nouveau rendez-vous pris par votre secrétaire grâce à l'alarme vous avertissant 15 minutes plus tôt sur votre téléphone portable.
Vous appelez le client à partir de la liste de contacts partagés de votre téléphone pour qu'il vous explique ou se trouve son bureau.

Après votre repas :

Vous commencez à lister les tâches à effectuer et les devis à réaliser directement sur votre ordinateur portable.
Vous voyez que vous avez un rendez-vous annulé dans l'après-midi.
Vous en profitez pour appeler le client ayant annulé le rendez-vous à partir de votre liste de contacts partagés.

Chez vous :

Le soir vous rentrez directement chez vous car vous avez consulté le planning du lendemain et il est assez chargé.
Vous vous connectez avec votre ordinateur de la maison sur votre Outlook partagé pour prendre des dernières notes.

Vous consultez les dernières notes de vos collaborateurs.
Vous consultez les tâches effectuées par vos collaborateurs pendant votre absence.

Vous rajoutez un rendez-vous personnel pour la semaine prochaine.
Vous définissez les rendez-vous de vos collaborateurs suite au rendez-vous de la journée directement sur leur agenda.

Vous n'avez pas à vous soucier de sauvegarder votre agenda, vos contacts, vos tâches et vos notes puisque tout est sauvegardé automatiquement de manière sécurisée sur nos serveurs.

Les mésaventures de nos clients avant Exchange (Outlook partagé) :

Quand vous arrivez chez un client, lorsqu’il n’est pas là, vous devez chercher son numéro de téléphone dans votre carnet ou sur votre feuille d’intervention puis le composer.
Avec Exchange avec votre téléphone portable vous rentrez dans votre rendez-vous et vous appuyez directement sur le numéro de téléphone qui a été enregistré initialement par votre secrétaire.

Lors de la prise de rendez-vous, quand vous êtes chez un client vous ne pouvez pas fixer d’heure sans appeler votre bureau.
Avec Exchange vos collègues au bureau ont l’agenda sur l’ordinateur et vous l’avez sur votre téléphone. Vous pouvez rajouter un rendez vous à un emplacement disponible et proche d’un autre rendez vous qui se trouve à proximité.
Quelques secondes après vos collègues ont le rendez vous sur leur écran.

Votre client est un habitué et vous n’êtes pas le dernier à être intervenu ou vous ne vous rappelez plus la dernière intervention. Soit vous fêtes mauvaise impression devant le client soit vous appelez votre bureau ou votre collègue.
Avec Exchange dans votre téléphone portable vous accédez dans la fiche client aux informations que vous recherchiez, directement dans la partie notes.

Toutes ces manipulations ne sont qu’une illustration avec les calendriers de ce que vous pouvez faire avec notre service.
En plus du partage de calendrier vous avez le partage de Messagerie (vous avez à la même place les mails reçus, classés et envoyés par toute votre société), les contacts (une ou plusieurs bases pour les contacts), les tâches (affectez des tâches à vos collègue avec des date de fin, des statuts... ), envoyez ou consultez les notes de toute votre équipe.

Vous avez peur de perdre des données ? Le risque est très infime puisqu’elles sont enregistrées et sauvegardées sur des serveurs Microsoft différents. Si vous avez un ordinateur ou votre téléphone en panne vos données sont accéssibles depuis n’importe quel autre ordinateur connecté sans aucune configuration et ce de manière sécurisée.

TARIFS :

8.90 € HT par mois et par utilisateur (pour 1 ou 2 utilisateurs)
4.90 € HT par mois et par utilisateur (pour un minimum de 5 utilisateurs)

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